Cómo programar una reunión en Zoom
Las videoconferencias con esta aplicación no deben ser un tema apresurado, pues es posible programar una reunión en Zoom con anticipación para que todos los participantes puedan unirse cuando llegue el momento. A continuación en este artículo te enseñamos cómo puedes hacerlo en pocos pasos.
Programar reuniones en Zoom
Los administradores de un grupo de trabajo tienen la posibilidad de programar una reunión en Zoom y permitir que hasta 100 personas se unan a ella al mismo tiempo. Limitadas a solo 40 minutos, para quienes estén utilizando la versión gratuita de esta aplicación, pero esto no importa porque dicha funcionalidad sigue siendo práctica y útil. Los pasos que debes seguir son los siguientes.
- Inicia sesión en tu cuenta de Zoom, pero en el ordenador. En el panel de inicio encontrarás varios botones grandes, cliquea sobre “Programar” que tiene un icono en forma de calendario.
- A continuación se abre una ventana emergente con el planificador de reuniones. Allí puedes elegir todas las opciones que sean convenientes para tu videoconferencia: la hora, el día, un nombre, una contraseña, entre otros. Hay una opción de “Opciones avanzadas” lo más recomendable es que allí se habilite la casilla “Abrir el acceso a la reunión antes de que llegue el moderador” para que los participantes puedan acceder en caso de que llegues tarde.
- Después de establecer la configuración adecuada, solo queda presionar sobre “Programar” para que todo quede guardado y la reunión se programe en el día estipulado.
¿Cómo compartir una reunión programada en Zoom?
Para invitar a los participantes a unirse a la reunión hay varias opciones disponibles. La manera más sencilla es hacerlo desde la página de inicio de la aplicación; la cual se muestra inmediatamente después de programar la reunión en Zoom.
Allí aparece la reunión que acabamos de programar, al hacer clic sobre ella, se despliegan los detalles y junto a ellos hay un botón llamado “Copiar invitación” al que debemos hacer clic. El enlace de invitación se guardará en el portapapeles y podrás compartirlo como desees con los participantes que deben asistir.
Hay que tener en cuenta cuando no se usa una contraseña para la reunión, cualquiera que obtenga el enlace podrá acceder a ella, lo cual puede ser negativo con respecto a la privacidad de la videoconferencia.
¿Cómo proteger una reunión programada en Zoom?
Cuando no protegemos la reunión que programamos en Zoom, cualquier que obtenga el enlace de invitación podrá difundirlo y hacer que muchos participantes se unan a la videoconferencia.
Para proteger la privacidad de dichas reuniones, se recomienda establecer una contraseña y bloquear de este modo, la aparición de intrusos o desconocidos. Esta contraseña se establece al momento de configurar la programación de la reunión, ya sea desde un móvil o desde un ordenador, esta acción solo es posible al momento de programar la reunión en Zoom si se está utilizando desde la aplicación. No es posible bloquear una llamada en la versión web de la aplicación.
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